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VOM EINDÄMMEN DER EMAIL-FLUT

Sie kennen vielleicht diese Sätze: „Ich setze Dich einfach mal in CC.“ oder „Setz mich bitte immer in CC.“ Gedacht (im ersten Fall) oder gesagt (im zweiten) sind diese und ähnliche Sätze aus unserem Alltag sehr geläufig.

Wie viele Emails bearbeiten Sie – gewollt oder gezwungenermaßen – pro Tag? Wo liegt neben den sonstigen Aufgaben die Grenze des Machbaren? Wo die des Erträglichen?

Ich erlebe Führungskräfte und Mitarbeiter, die nach drei Tagen Abwesenheit mehr als 150 Emails in ihrem Posteingang haben und sehr viel Zeit benötigen, bis sie sich wieder ihren eigentlichen Tätigkeiten widmen können.

 

Warum ufert das System-Email derart aus?
Weil es einfach und bequem ist, anderen Menschen durch übergriffiges Handeln nicht nur die Zeit zu rauben, sondern auch verdeckte Signale, Botschaften, Drohungen und dergleichen zu senden. Und weil derartiges Verhalten in den meisten Unternehmen tatsächlich noch immer nicht geahndet wird.

 

Wer es in seinem Unternehmen versäumt, klare Regeln für den Umgang mit Emails aufzustellen und durchzusetzen, untergräbt die Motivation der Betroffenen und reduziert die Effektivität aller Bereiche. 
Die konsequente Unterbindung einer immer weiter um sich greifenden Email-Unkultur ist Chefsache. Stellen Sie deshalb klare Regeln auf und achten Sie auf deren Einhaltung, damit Fehlverhalten nicht ohne Folgen bleibt.


Tipps gegen Email-Stress
 

Jedes Unternehmen benötigt heute eine „Organisationsanweisung“ für den Umgang mit der elektronischen Datenpost. Haben Sie so etwas noch nicht, verfassen Sie eine. Und denken Sie daran, dass Verstöße gegen die dort enthaltenen Grundsätze und Verhaltensweisen geahndet werden können und müssen; sonst bleibt es ein zahnloser (Papier-)Tiger und alles beim Alten.

 

CC-Mails können durchaus wichtig und sinnvoll sein. Die meisten allerdings sind Produkte der Bequemlichkeit („Ach, ich setz´ den in CC, dann hat er´s auch gleich. Wer weiß, ob ....“), Geltungssucht („Chef, schau mal, wie toll ich das mal wieder gemacht habe!“), Angst (die Rette-meinen-A...-CC´s), Erpressung („Du siehst, dass der Chef das jetzt auch weiß.“) Unterbinden 
und – vor allem – vermeiden Sie eine ausufernde CC-Unkultur. Definieren und beschränken Sie die Anlässe und die Anzahl der Empfänger.