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EMAILS UND BESPRECHUNGEN - MODERNE RESSOURCENFRESSER

Die Unternehmensberatung Bain & Company hat im letzten Jahr 17 internationale Konzerne zum Thema Emailverkehr und Besprechungsmanagement intensiv befragt und unter die Lupe genommen.
Die Resultate (im Durchschnitt):

Die Führungskräfte und Mitarbeiter der Unternehmen erhalten jährlich ca. 30.000 Emails.
Das bedeutet: ca. 150 pro Tag. Und das ist der Durchschnitt. Und wie immer in solchen Fällen gibt es dem zufolge Menschen, die deutlich mehr als 200 oder sogar 300 Mails pro Tag erhalten.
Mal angenommen, sie würden diese Mails auch alle (!) lesen oder sogar bearbeiten wollen – da kommen „Spitzenwerte“ von 20 bis 30 Mails pro Stunde zusammen. Zu Grunde gelegt ein 10stündiger Arbeitstag, den die Betroffenen dann am Schreibtisch verbringen müssen. Und selbst dann bleiben ihnen für jede Mail lediglich 2 – 3 Minuten für den Gesamtprozess (öffnen, lesen, verstehen, klären, entscheiden, beantworten, verwalten). Sportlich, aber natürlich machbar.
Das bedeutet, einen großen Teil ihrer Arbeitszeit verbringen sie mit der Bearbeitung von Emails. Denn sie selbst kreieren ja auch noch eine Menge davon.
Drei gute (Erst-) Maßnahmen, diese Flut einzudämmen:

  • Sorgen Sie dafür, dass sowohl die Anzahl der Empfänger auf ein Maximum reduziert wird. Beispielsweise 5.
  • Verringern Sie die Copy-Cat-Unkultur (CC),
  • Ahnden Sie diesbezügliche Verstöße.

Übrigens: eine Menge Emails könnten durch Gespräche zeitsparend ersetzt bzw. überflüssig werden.

Die Mitarbeiter dieser Unternehmen nehmen wöchentlich ca. 9 Stunden an Besprechungen teil.
Klingt fast wenig, repräsentiert ja „nur“ einen Wochenarbeitstag. Rechnen wir nun noch die nötige Zeit für Vor- und Nachbereitung dazu, sind es bereits zwei Wochenarbeitstage. Das ist dann schon deutlich weniger lustig. Übrigens:

Führungskräfte kommen auf wöchentlich ca. 21 Stunden.
Das summiert sich auf zwei Arbeitstage, und da sie sich natürlich auf jede Besprechung gründlich vorbereiten, sind es dann in Summe drei Tage pro Woche. Im Durchschnitt.
Bleibt ein „Rest“ von zwei Tagen, der – wenn man der Studie glaubt – dann für die Bearbeitung der Mails drauf geht. Wer´s mag? Weiter:

Jedes dritte Meeting war unnötig und /oder bezüglich der Teilnehmer deutlich „überbesetzt“.
Diesbezügliche Korrekturen sorgen für eine Kostenreduzierung von ca. 20 Prozent.

Ein paar grundsätzliche effizienzorientierte Fragen als Gedankenanstoß:

  • Brauchen wir dazu wirklich eine Besprechung?
  • Ist ein Besprechungsraum tatsächlich der am besten dafür geeignete Ort?
  • Wer muss wirklich daran teilnehmen? Wer braucht nur temporär, also zu einem einzigen Thema, teilzunehmen?
  • Wie sorgen wir dafür, dass jeder optimal vorbereitet ist?
  • Wie organisieren wir uns so, dass wir pünktlich beginnen und schließen?
     

Wir alle brauchen heute klare Regeln für den Umgang mit Emails und ein effizientes Besprechungsmanagement. Die entstehen allerdings nicht von selbst. Und ohne Konsequenz in der Umsetzung bleiben sie wirkungslos und alles wie bisher. Das Positive solcher Regeln: Sie wirken direkt und unmittelbar auf die Kultur der Kommunikation und des Umgangs miteinander (also das Betriebsklima) sowie die Motivation aller Betroffenen und Beteiligten.